Ajouter une preuve

Réponse courte

Depuis Preuves, ajoutez une preuve, choisissez le produit, son type, sa source et son statut, puis liez l’objet concerné.

Disponibilité produit : Disponible. Le fichier documentaire se gère séparément dans la GED lorsque nécessaire.

Objectif

Créer un justificatif contextualisé et exploitable dans la revue du produit.

Droits nécessaires

Admin organisation ou Contributeur.

Avant de commencer

Identifiez ce que la preuve démontre, sa source, sa date et son niveau de confidentialité.

Étapes

1. Ouvrez Preuves.
2. Cliquez sur Ajouter une preuve.
3. Choisissez le produit.
4. Saisissez le titre et le type.
5. Renseignez source, statut, description, référence ou lien.
6. Liez l’action, le risque, le point de sécurité, la vulnérabilité ou le composant.
7. Enregistrez.
8. Si un fichier est requis, déposez-le dans la GED et créez les liens prévus.

Résultat attendu

La preuve apparaît sur le produit et dans les vues liées.

Bonnes pratiques

Nommez la preuve avec le résultat, le produit et la date.

Erreurs fréquentes

• Déclarer « validée » sans revue.
• Ajouter un lien inaccessible.
• Confondre métadonnée de preuve et fichier GED.

Que faire si cela ne fonctionne pas

Vérifiez l’URL et les liens. Pour un document confidentiel ou un échec de dépôt, n’utilisez pas un partage public : contactez l’administrateur.

Contexte métier approfondi

Ajouter une preuve s’inscrit dans une chaîne de pilotage : définir le périmètre, collecter des informations vérifiables, prendre une décision, affecter un responsable puis conserver une trace. Une donnée isolée est rarement suffisante. Elle doit être rattachée au bon produit, à une version ou une période et à la personne qui l’a confirmée.

Dans Guides pas à pas, CRA Manager sert de support de coordination. L’outil rend les informations comparables et facilite les revues, mais la qualité du résultat dépend des données saisies et de la validation des équipes compétentes. Une estimation, un statut ou un export ne constitue donc ni une certification, ni un avis juridique, ni une évaluation de conformité officielle.

Exemple de mise en situation

Une équipe prépare la revue d’un produit exposé sur Internet. Elle vérifie d’abord que la fiche décrit la version réellement distribuée, puis rapproche inventaire, signaux, risques, actions et preuves. Les désaccords sont consignés au lieu d’être masqués. Le responsable peut alors expliquer ce qui est confirmé, ce qui reste à vérifier et quelle décision est attendue.

Points de contrôle avant validation

• Vérifier l’organisation et le produit actifs avant toute création ou modification.
• Employer un intitulé compréhensible par une personne extérieure à l’équipe.
• Renseigner la source, la date, le périmètre et le responsable lorsque ces champs existent.
• Relire le résultat enregistré et ne pas déduire une conformité d’un simple statut.
• Prévoir la prochaine revue si l’information dépend d’une version ou d’une échéance.

Bonnes pratiques complémentaires

Privilégiez des informations courtes mais vérifiables. Nommez les responsables par fonction lorsque l’organisation change souvent. Reliez les preuves à l’objet qu’elles étayent et conservez l’historique des décisions importantes. En revue, commencez par les données les moins fiables ou les enjeux les plus élevés plutôt que par les éléments déjà complets.

Erreurs fréquentes à éviter

• Copier une conclusion d’un autre produit sans vérifier son applicabilité.
• Confondre une donnée importée avec une qualification humaine.
• Utiliser une valeur par défaut pour faire disparaître un champ incomplet.
• Clôturer un travail sans résultat attendu ni preuve exploitable.
• Présenter un indicateur CRA Manager comme une décision réglementaire.

Limites et précautions

Le contenu doit être adapté au rôle de l’organisation, au produit et à sa mise à disposition. En cas de doute sur le champ du règlement (UE) 2024/2847, la procédure d’évaluation ou une obligation de notification, sollicitez les fonctions juridiques, cybersécurité ou conformité compétentes. CRA Manager aide à préparer et tracer leur analyse ; il ne s’y substitue pas.

Exemple concret de revue

Lors d’une revue trimestrielle consacrée à « Ajouter une preuve », le pilote présente le produit et la version concernés, puis sépare les informations confirmées des hypothèses. Il montre la source, la date de collecte, les décisions prises et les travaux encore ouverts. Une autre personne vérifie que les éléments appartiennent bien au bon périmètre et que les preuves permettent de comprendre le résultat sans connaissance implicite du projet.

Si une donnée importée contredit une information déclarée, l’équipe ne choisit pas arbitrairement la valeur la plus favorable. Elle recherche la cause, documente l’écart et affecte la vérification à un responsable. Le compte rendu précise enfin la prochaine échéance et les conditions nécessaires à la clôture. Cette discipline rend la décision explicable dans le temps et évite qu’un indicateur synthétique masque une information fragile.

Point de vigilance supplémentaire

Avant toute diffusion externe, relisez les termes réglementaires, retirez les données inutiles et vérifiez que les limites sont visibles. Une capture, un export ou un statut isolé ne doit pas être présenté comme une validation officielle.

À retenir

Depuis Preuves, ajoutez une preuve, choisissez le produit, le type, la source et le statut, puis liez l’action ou le risque concerné.

Articles liés

• Créer une action
• Modifier la documentation technique

Bloc IA support

Intention principale

Guider l’ajout et la liaison d’une preuve.

Questions utilisateur couvertes

• Où ajouter un justificatif ?
• Comment lier une preuve à une action ?

Réponse courte recommandée

Créez la preuve au bon produit, qualifiez-la puis choisissez l’action ou le risque qu’elle étaye.

Réponse détaillée recommandée

Donner les huit étapes et distinguer preuve et fichier GED.

Ne pas répondre automatiquement si

• Le document est confidentiel ou contient un secret.
• Une preuve disparaît ou un upload échoue.

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Article issu de la base de connaissance CRA Manager.